Planlama mühendisi iş programının hazırlanması konusunda birinci dereceden sorumlu olarak kabul edilir. Bu nedenle bir projenin tüm planlama sorumluluğu yüklenerek yalnızlaştırılan kişi olur. Planlama mühendisi projenin tüm senaryosunu bilemez. Örneğin bir inşaat mühendisi ne kadar iyi planlamacı olursa olsun, mekanik veya elektrik işleri ile ilgili iş akışını bir makine mühendisi ya da elektrik mühendisi kadar iyi kurgulayamaz.  Buradan, uygulama iş programının hazırlanması sürecinin sadece planlama mühendisine emanet edilemeyeceği sonucuna varabiliriz.

Planlama bir ekip işidir. Proje yönetim kademesindeki kişilerin (ilgili disiplinlerin yöneticileri) kafalarındaki iş akış senaryosunun matematiksel olarak kurgusunu ve bütçesini oluşturan kişiye planlama mühendisi denir.  Burada ilk sorun yönetici profilindeki kıdemli mühendislerin kafalarındaki iş akışını paylaşıp paylaşmamasıdır. Eğer kafasındaki planlamayı paylaşmayan yöneticiler ile çalışıyorsa, sorumluluğu yaymak için bazı stratejiler geliştirebilir. Bu stratejilerden biri daha üst mevkide bulunan yönetici aracılığı ile diğer yöneticilerin planlama çalışmasına katılımını zorlanabilir. Ya da hazırlanan uygulama iş programını onaylamalarını istemek faydalı olacaktır. Özellikle altında diğer yöneticilerin de imzası bulunması demek bu iş programının sorumluluğunu paylaşmak demektir. Böylece en azından iş programının sahada uygulamasının ve takibinin yapılmasında planlama mühendisi yalnız bırakılmamış olacaktır.

Bir planlama mühendisi proje yöneticisine raporlama yaparken, kolektif bir şekilde hazırlanan iş programını sahada takip ederek güncellemeli, raporlarını açık ve net bir biçimde hazırlamalıdır. Bir sürü gereksiz detaylarla raporunu boğmamalıdır. Haftalık raporlamalarda tüm iş programı yerine veri girişi yaptığı tarihten itibaren önündeki bir veya iki hafta içerisinde başlayacak ve devam eden işler olarak özetlenebilir. Raporun kısa ve özet olanı yöneticilerce her zaman daha makbuldür.  Ayrıca rapor içeriğinde kritik noktalara değinilebilir, tavsiye niteliğinde notlarda düşülebilir. Bu notlar matematiksel gerçeklere dayanarak hazırlanmalıdır. Örneğin kritik aktivitelere dikkat çekilmeli, toplam bollukları sıfıra yaklaşan işler hakkında notlar yazılabilir. Ya da maliyetle ilgili hazırlanan raporlarda beklenen maliyetin üzerinde gerçekleşen aktivitelere dikkat çekilebilir.

Özetle hazırlanan rapor asgari düzeyde yapılacaksa, mevcut durumu karışık olmayacak şekilde özetlemelidir. Ekstra bilgi verilecekse de karmaşık olmamalıdır. İki haftalık filtrelenmiş iş programının yanı sıra histogram grafikleri ve kümülatif eğriler işin akışı hakkında net bilgi verir. Hedef program ile güncel programın karşılaştırması her raporda yayınlanmalıdır.

Çubuk diyagram grafiğinde de hedef program ile birlikte raporlanmalı ve birkaç sayfadan fazla olmamalı. Uzun uzun hazırlanmış gecikme raporları ve çubuk diyagramları okunmayabilir.

Mesud Fehim BAYDAR

Yüksek İnşaat Mühendisi